5 dicas para reduzir burocracias no escritório

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Se há uma situação que mina a produtividade em qualquer empresa, é a burocracia. Não há nada pior que ter ótimos projetos e uma montanha de processos no caminho, tornando a concretização do plano um alvo difícil de ser alcançado.

Para se ter uma ideia, nos Estados Unidos uma empresa abre as portas até três vezes mais rápido que um negócio em solo brasileiro. É comum que não apenas o sistema, mas os próprios empresários sejam mais morosos na hora de fechamento e início de novos contratos.

A burocracia está presente na cultura brasileira, por isso tornar os escritórios mais produtivos envolve esforço e muito empenho para descomplicar processos e mudar as atividades internas do negócio. Confira 5 dicas que irão ajudar sua empresa a reduzir as burocracias!

Gere líderes competentes

A autonomia da liderança é um fator preponderante para trazer rapidez e agilidade no escritório. Obviamente deixar as cordas soltas, sem supervisão ou análise de resultados, não trarão qualquer resultado positivo à produtividade.

Para garantir que gestores e líderes de setores farão o melhor com a liberdade que lhes foi proporcionada é ter a confiabilidade de uma equipe competente e com elevado grau de alinhamento com a visão da empresa.

Por isso, invista em cursos e atividades de aperfeiçoamento que te garantirão uma equipe capacitada o suficiente para te trazer bons resultados. Além disso, tenha a garantia que os valores e objetivos da empresa foram repassados de forma clara e objetiva àqueles que estarão na linha de frente.

Reveja processos

Um problema muito comum, principalmente em pequenos escritórios, é seguir o fluxo da rotina, sem avaliações e análise interna de processos.

De tempos em tempos, faça um mapa de processos detalhados do dia a dia da sua empresa e veja onde as principais falhas e erros de execução tem ocorrido.

Protocolos, regulamentos e normativos não são o vilão do empreendimento, afinal são esses documentos que garantem segurança, proteção de que a empresa opera corretamente tanto diante das próprias leis, quanto diante das normas externas, o grande problema é o tempo que cada uma dessas etapas é realizada.

É preciso delimitar tempo e verificar como essas ações podem ser feitas de maneiras mais simples e rápidas. Uma boa dica é utilizar processos online para envio e recebimento de documentos.

Hoje há assinaturas virtuais que dispensam reuniões presenciais ou grandes deslocamentos para aprovação ou rescisão de contrato. Outra dica é avaliar o tempo que se gasta com cada um desses processos, dessa forma fica mais fácil, evitar que uma etapa fique emperrada.

Organização é tudo!

A neurociência explica que o cérebro tem dificuldade em produzir quando o ambiente está desorganizado. Proporcione aos colaboradores espaços bem iluminados, confortáveis e limpos para sua equipe focar no que realmente ela está sendo paga para fazer.

Dica: Faça um check list e verifique se todos os objetos e móveis presentes no escritório são fundamentais. A velha frase “menos é mais” se aplica muito bem neste contexto. 

Digitalize!

Uma cena comum nos escritórios é pilhas e pilhas de papeis e pastas velhas nos armários. A burocracia geralmente está associada diretamente a essa forma de trabalho.

Alugue um scanner e digitalize os arquivos da sua empresa. Além de ganhar espaço, você traz segurança aos documentos e facilita o acesso de toda a sua equipe a arquivos de uso comum.

Para aqueles documentos que possuem certa restrição, as empresas de outsourcing oferecem softwares que conseguem limitar a quantidade de acesso, e a verificação de quais indivíduos tiveram contato com o arquivo digitalizado.

Além de proteger os documentos, você possui uma gestão bem mais simplificada e rápida de tudo que está sendo acessado no seu escritório.

Evite excesso de reuniões

Reuniões longas e excessivas podem gerar o oposto do que você procura, desânimo à equipe. As reuniões precisam ser objetivas, claras e extremamente relevantes.

Mas caso você esteja se perguntando como irá acompanhar o trabalho dos funcionários com poucas reuniões? Temos uma ótima sugestão para resolver seu problema: tenha a tecnologia como sua aliada.

Ferramentas como Trello, Google Drive, Agendor, entre outras, permitem que você acompanhe em tempo real o que cada colaborador está fazendo e em que etapa eles estão do processo.

Além de você poder acompanhar, também é possível dar feedbacks, retornos e avaliações a qualquer hora que julgar necessária.