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Se há uma
situação que mina a produtividade em qualquer empresa, é a burocracia. Não há
nada pior que ter ótimos projetos e uma montanha de processos no caminho, tornando
a concretização do plano um alvo difícil de ser alcançado.

Para se ter uma
ideia, nos Estados Unidos uma empresa abre as portas até três vezes mais rápido
que um negócio em solo brasileiro. É comum que não apenas o sistema, mas os
próprios empresários sejam mais morosos na hora de fechamento e início de novos
contratos.

A burocracia está
presente na cultura brasileira, por isso tornar os escritórios mais produtivos
envolve esforço e muito empenho para descomplicar processos e mudar as
atividades internas do negócio. Confira 5 dicas que irão ajudar sua empresa a
reduzir as burocracias!

Gere líderes competentes

A autonomia da
liderança é um fator preponderante para trazer rapidez e agilidade no
escritório. Obviamente deixar as cordas soltas, sem supervisão ou análise de
resultados, não trarão qualquer resultado positivo à produtividade.

Para garantir que
gestores e líderes de setores farão o melhor com a liberdade que lhes foi
proporcionada é ter a confiabilidade de uma equipe competente e com elevado
grau de alinhamento com a visão da empresa.

Por isso, invista
em cursos e atividades de aperfeiçoamento que te garantirão uma equipe
capacitada o suficiente para te trazer bons resultados. Além disso, tenha a
garantia que os valores e objetivos da empresa foram repassados de forma clara
e objetiva àqueles que estarão na linha de frente.

Reveja processos

Um problema muito
comum, principalmente em pequenos escritórios, é seguir o fluxo da rotina, sem
avaliações e análise interna de processos.

De tempos em
tempos, faça um mapa de processos detalhados do dia a dia da sua empresa e veja
onde as principais falhas e erros de execução tem ocorrido.

Protocolos,
regulamentos e normativos não são o vilão do empreendimento, afinal são esses
documentos que garantem segurança, proteção de que a empresa opera corretamente
tanto diante das próprias leis, quanto diante das normas externas, o grande
problema é o tempo que cada uma dessas etapas é realizada.

É preciso
delimitar tempo e verificar como essas ações podem ser feitas de maneiras mais
simples e rápidas. Uma boa dica é utilizar processos online para envio e
recebimento de documentos.

Hoje há
assinaturas virtuais que dispensam reuniões presenciais ou grandes
deslocamentos para aprovação ou rescisão de contrato. Outra dica é avaliar o
tempo que se gasta com cada um desses processos, dessa forma fica mais fácil,
evitar que uma etapa fique emperrada.

Organização é tudo!

A neurociência
explica que o cérebro tem dificuldade em produzir quando o ambiente está
desorganizado. Proporcione aos colaboradores espaços bem iluminados,
confortáveis e limpos para sua equipe focar no que realmente ela está sendo
paga para fazer.

Dica:
Faça um check list e verifique se todos os objetos e móveis presentes no
escritório são fundamentais. A velha frase “menos é mais” se aplica muito bem
neste contexto. 

Digitalize!

Uma cena comum
nos escritórios é pilhas e pilhas de papeis e pastas velhas nos armários. A
burocracia geralmente está associada diretamente a essa forma de trabalho.

Alugue um scanner e digitalize os arquivos da sua
empresa. Além de ganhar espaço, você traz segurança aos documentos e facilita o
acesso de toda a sua equipe a arquivos de uso comum.

Para aqueles
documentos que possuem certa restrição, as empresas de outsourcing oferecem
softwares que conseguem limitar a quantidade de acesso, e a verificação de
quais indivíduos tiveram contato com o arquivo digitalizado.

Além de proteger
os documentos, você possui uma gestão bem mais simplificada e rápida de tudo
que está sendo acessado no seu escritório.

Evite excesso de reuniões

Reuniões longas e
excessivas podem gerar o oposto do que você procura, desânimo à equipe. As
reuniões precisam ser objetivas, claras e extremamente relevantes.

Mas caso você
esteja se perguntando como irá acompanhar o trabalho dos funcionários com
poucas reuniões? Temos uma ótima sugestão para resolver seu problema: tenha a
tecnologia como sua aliada.

Ferramentas como
Trello, Google Drive, Agendor, entre outras, permitem que você acompanhe em
tempo real o que cada colaborador está fazendo e em que etapa eles estão do
processo.

Além de você
poder acompanhar, também é possível dar feedbacks, retornos e avaliações a
qualquer hora que julgar necessária.