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Como medida de
prevenção ao contágio pelo novo Coronavírus (COVID-19), o Tribunal de Justiça
de Minas Gerais estabeleceu, através da recém publicada portaria 1.026, que os
escritórios de advocacia do Estado digitalizem todos seus os processos, para reduzir
arquivos no formato físico e, portanto, evitar a possível transmissão do vírus. 

A digitalização
de arquivos não é uma grande novidade, já que desde o ano de 2015 algumas
regulações já estavam sendo criadas para mudar a forma como os escritórios
registravam os processos, porém, a grande questão está no prazo reduzido para
finalizar as virtualizações. 

De acordo com o
documento, os escritórios têm até o dia 9 de novembro deste ano para
digitalizar todos os processos, o que para algumas organizações significa
milhares de páginas. 

Para atender ao
decreto há tempo, muitos escritórios estão recorrendo a um tipo de prestação de
serviço conhecido como outsourcing de
impressão, que funciona como uma terceirização do setor de cópias e se
encarrega de resolver todas as questões técnicas e práticas que envolvem tanto
a impressão quanto a digitalização de documentos. 

As empresas que
utilizam esse tipo de serviço contam com o aluguel de scanner/impressora,
manutenção das máquinas, gestão inteligente das impressões/digitalizações de
cada equipamento, destinação dos resíduos ligados ao setor e sistemas que
automatizam todo o processo.

“Sabemos que com todas as demandas de um
escritório, não dá para perder tempo se preocupando com qual tipo de scanner
alugar ou se a máquina irá digitalizar todos os documentos que o prazo exige. A
nossa intenção é facilitar o dia a dia das empresas a um baixo custo e com a
eficiência que elas precisam”, explica o diretor da Copygreen
Outsourcing,
Leonardo Pedroza. 

Embora a
portaria tenha gerando bastante movimentações no dia a dia das empresas de
advocacia, de acordo com o advogado Marlon, a digitalização é bem vista e
fundamental para o bom andamento dos processos.  

“As folhas de processos impressas podem se
perder, ou até mesmo serem danificadas pelo desgaste natural do tempo, portanto
digitalizar é fundamental para manter os documentos protegidos. Um advogado
comum lida com 20 a 30 processos, que em alguns casos podem perdurar por anos,
portanto a virtualização dos processos torna a dinâmica entre advogado e
judiciário muito mais simples e segura”, conclui Leonardo.

Nota: O plano de virtualização não impõe
obrigatoriedade de digitalização de processos físicos, mas, passa a ser
condição necessária à continuidade da tramitação do processo, uma vez que ele é
uma ação do TJMG para concluir a suspensão de prazos processuais que havia sido
instituída há alguns meses como medida de prevenção à COVID-19.